Upozorňujeme, že naše aplikace není konečným řešením a slouží zejména k orientačnímu rozřazení činností zpracování osobních údajů dle kategorií zpracování. Je rovněž zejména podkladem pro další vyhodnocení, kdy doporučujeme buď hlubší nastudování problematiky, nebo konzultace s našimi odborníky.
 
Uživatel musí nejprve zaregistrovat svůj uživatelský a zákaznický účet a po zaplacení příslušného poplatku jsou zpřístupněněny všechny funkce pro vedení Záznamů o činnostech zpracování (podle čl. 30).
 
Následný postup použití resp. možností využití této aplikace lze shrnout do šesti bodů:
  1. Evidence informací o činnostech zpracování začíná v sekci Záznamy o činnostech zpracování (podle čl. 30) zadáním nového záznamu, pro které je nutné nejdříve vyplnit základní údaje (1. krok). Alternativně je možné využít jednu z předpřipravených šablon, kterou dále můžete přizpůsobovat přesně svým potřebám, tzn. že předvyplněné údaje můžete editovat dle svých potřeb.
  2. V další fázi, po zadání základních údajů záznamu, se vyplňují doplňující informace o dané činnosti zpracování (část Podrobnosti záznamu). V každém z následujících kroků 2 až 8 zadáváte konkrétní podrobnosti o zpracování údajů - tyto jsou následně využity při následném vyhodnocení v rámci sekce Úplné záznamy o činnostech zpracování.
  3. V rámci zadávání podrobností záznamů je možné také vyplnit doplňující informace pro vyhodnocení nutnosti provést podrobnější pousouzení vlivu a k nutnosti ustanovit Pověřence pro ochranu osobních údajů.
  4. Po zadání jednotlivých podrobností je pak možné v sekci s Úplnými záznamy o činnostech zpracování prohlížet vyhodnocení zadaných údajů o všech záznamech a tuto úplnou evidenci záznamů dále přímo exportovat do PDF.
  5. Tuto evidenci zázamů je možné poté postupně doplňovat a využívat pro další účely (konzultace, kontroly, vstupní údaje pro napravování nekonzistencí s nařízením GDPR apod.).
  6. Z hlavní strany Záznamů o činnostech zpracování je rovněž možné exportovat do PDF, nebo zobrazit výpis úplných záznamů jen pro vybrané Vámi zadané záznamy (pomocí ovládacích prvků v posledním sloupci tabulky přehledu záznamů zobrazíte jen jeden; zaškrtávátkem můžete volit více záznamů najednou a totéž platí pro export do PDF/zobrazení výpisu).
U malých a středních podniků je doporučena hlubší spolupráce s právní kanceláři a konzultanty pro procesní a technické záležitosti.